28.03.2022
Формирование команды для любого маркетингового проекта – одна из главных составляющих будущего успеха. Если команда объединена общим пониманием задачи, сформировала и единогласно приняла формы промежуточных отчетов и контроля, то проект будет выполнен в срок и с соответствующим качеством.
К любому маркетинговому проекту стоит относиться как проекту в управленческом смысле этого слова. Проекты по проведению сенсуса – не исключение. Опираясь на классические проектные представления (в соответствии с ANSI PMI PMBoK), команда проекта включает в себя:
- руководителя проекта;
- администратора(ов) проекта;
- членов команды проекта.
Также не стоит забывать о стейкхолдерах проекта, т.е. тех людях, которые прямо или косвенно сопровождают проект. В ключе маркетинговых проектов это, прежде всего, внешние или внутренние заказчики.
Для проектов сенсуса территории важен каждый этап формирования команды проекта, так как проекты сенсуса чаще всего:
- территориально распределены;
- состоят из большого количества участников;
- имеют сложную систему отчетности.
Также сложность формирования команды проекта сенсуса территории заключается в том, что команда в полном составе скорее всего никогда не встретится лично, следовательно, большую роль играют коммуникации.
Руководитель проекта
Основной ролью проекта является руководитель проекта (Project Manager). Он с помощью коммуникаций обеспечивает управление командой проекта, планирование и координацию.
Руководитель проекта не должен исполнять все роли в проекте, но должен иметь полное представление, как эти роли реализовать (т.е. должен иметь опыт «работы руками»).
Руководитель обязан уметь применять как классические инструменты управления, так и лидерства (оказывать влияние, строить отношения, фокусироваться на видении).
К компетенциям руководителя проекта сенсуса территории предъявляются большие требования относительно построения межличностных отношений. Руководитель проекта должен уделять особое внимание своему эмоциональному интеллекту (способности воспринимать, оценивать и управлять собственными эмоциями и эмоциями других людей, а также коллективными эмоциями групп людей).
Управления участниками команды включают в себя в том числе:
• управление конфликтами, в том числе с внешними участниками;
• фасилитацию (призвана обеспечить результативное участие, достижение общего понимания, рассмотрение всех высказанных соображений, а также общее согласие с заключениями или результатами в рамках установленного в проекте процесса принятия решений);
• управление совещаниями (призвано обеспечить надлежащую организацию и проведение многочисленных совещаний, которые необходимы для разработки, унификации и согласования плана управления проектом);
• активное слушание (помогает сократить число недоразумений и улучшить коммуникацию и обмен знаниями);
• использование техники парафраз (формулировка мыслей собеседника, повторение своими словами того, что он сказал);
• налаживание связей (позволяет устанавливать необходимые неформальные связи и отношения в среде заинтересованных сторон проекта и создает условия для обмена явными и неявными знаниями).
Высокие эффективность и результативность работы команды могут быть достигнуты благодаря следующим особенностям поведения:
• использование открытых и результативных коммуникаций,
• создание благоприятных возможностей укрепления команды,
• укрепление доверия между членами команды,
• конструктивное управление конфликтами,
• содействие коллективному решению проблем,
• содействие коллективному принятию решений,
• умение демонстрировать личные навыки и умения, необходимые участникам проекта.
Администратор проекта
Администратор проекта является ключевым звеном, задействованным в документировании проекта и отслеживании сроков и качества выполнения. В проектах сенсуса территории на администратора проекта ложится роль основного коммуникатора и координатора взаимодействия между «полевыми» сотрудниками, которые осуществляют непосредственный процесс сенсуса территории, и «кабинетными» сотрудниками, которые вводят и обрабатывают полученную информацию.
Задача администратора состоит в облегчении процесса приема и передачи информации, а также отслеживания контрольных точек проекта, которые могут сигнализировать о несоблюдении сроков проекта или недостаточности ресурсов на его реализацию. Компетентное решение данных задач в роли администратора позволяет руководителю проекта построить прозрачные и оперативные коммуникации с заказчиком проекта, иначе руководитель будет утрачивать эффективность и распылять свое внимание на избыточный контроль проекта.
Набор команды проекта
Набор команды проекта сенсуса территории – это процесс подтверждения доступности ресурсов и набора команды, необходимой для выполнения заданий по проекту. Руководитель проекта должен предусмотреть необходимое количество сотрудников для каждого блока реализации проекта:
- «полевых» специалистов, т.е. тех, кто непосредственно будет осуществлять обход территории;
- кураторов «полевых» специалистов, т.е. тех, кто будет оперативно отвечать на возникающие вопросы, будет решать возникающие сложности с представителями магазинов или органов власти и т.д.;
- специалистов по формированию отчетных форм, т.е. сотрудников, которые будут обрабатывать «сырую» информацию от «полевых» специалистов;
- специалистов контроля данных, т.е. сотрудников, которые будут проверять ка введенную в базу данных информацию, так и непосредственно проверять достоверность представленных сведений;
- группу дублирующих специалистов каждого вида, которые будут доступны для замены в случае возникновения необходимости.
Безусловно, такие большие команды сложно координировать и контролировать ввиду высокого человеческого фактора, что накладывает дополнительные требования к компетенциям руководителя проекта.
Развитие команды проекта
Цели развития команды проекта включают в себя, среди прочего:
• повышение уровня знаний и навыков членов команды для увеличения их способности достигать поставленных результатов проекта при снижении стоимости, сокращении сроков и улучшении качества;
• повышение чувства доверия и единодушия среди членов команды для повышения морального духа, уменьшения конфликтов и улучшения командной работы;
• создание динамичной, сплоченной и коллективной рабочей культуры в команде для повышения индивидуальной и командной производительности, командного духа и сотрудничества, а также создания возможностей для взаимного обучения и наставничества, направленных на обмен знаниями и опытом между членами команды;
• наделение команды полномочиями для принятия решений и ответственности за предложенные решения в целях повышения производительности команды, чтобы добиться большей эффективности и результативности работы.
В проектах сенсуса территории развитие команды осуществляется путем проведения «летучек» с разбором сложившихся сложных ситуаций, а также пополнения сборника типовых ситуаций, который должен быть оперативно доступен всем сотрудникам проекта. Также передача опыта между сотрудниками способствует сплочению команды и дает возможность оперативной ротации сотрудников при необходимости.
Правильно формируемая и непрерывно пополняемая «база выученных уроков» по результатам проектов дает возможность сократить издержки на обучение команды и ускорить процесс ввода новых сотрудников в проект на любой его стадии.
Сложности работы командой в проектах сенсуса территории
Как и в любом другом проекте, работа с командой, а, следовательно, людьми, связана со многими сложностями. Ключевые сложности в проектах сенсуса территории можно разделить на следующие группы:
1. Сложность управления территориально распределенной командой. В проектах сенсуса территории руководитель не может находиться в непосредственном контакте со всеми участниками проекта, так как размер охватываемой сенсусом территории может исчисляться тысячами километров. Исходя из этого, следует выбрать оптимальные средства коммуникации для контроля работы команды.
2. Сложности проекта возникают в режиме «здесь и сейчас» и требуют оперативного решения. Например, во время посещения специалистом небольшого магазинчика в удаленном районе владельцу магазина могли показаться неуместными вопросы о юридических данных организации (несмотря на то, что данная информация является общедоступной). Сотрудник, осуществляющий сенсус, может быть задержан сотрудниками магазина или специалистами патрульно-постовой службы. Для сотрудника такая ситуация является шоковой. Важно не только оперативно разобрать данную ситуацию, помочь сотруднику, но и провести работу по нейтрализации негативных последствий для психики сотрудника.
К сожалению, при столкновении с подобными ситуациями велик риск потери сотрудника, т.к. многие работники не в состоянии работать в режиме повышенного стресса. Руководитель проекта должен обладать достаточными компетенциями, чтобы не только разобрать юридическую сторону вопроса, но и помочь работнику психологически (как было указано выше, важно развитие эмоционального интеллекта).
3. Сложности осуществления контроля за территориально распределенной командой. Очевидно, что когда речь идет о большой территории или большом количестве точек, попавших под критерии сенсуса территории, нельзя говорить о возможности тотальной проверки представленной информации. Руководитель проекта должен учитывать в плане реализации проекта время на проведение контрольных выездов для осуществления проверки предоставляемых данных. Важно составить план контроля таким образом, чтобы сотрудники, осуществляющие перепись торговых точек, не были в контакте с сотрудниками, осуществляющими контроль. Также важно понимать, что найденное несоответствие нужно будет устранить за счет бюджета проекта и силами имеющейся команды, т.е. должен быть ресурс на нивелирование рисков проекта.
4. Высокая доля коммуникаций с помощью телефона и мессенджеров. Не стоит забывать, что оперативная переписка не дает возможность продемонстрировать второй стороне коммуникаций весь спектр вкладываемых эмоций, что зачастую служит причиной возникновения конфликтов и недопониманий. Также в процессе переписки может быть сокращен объем передаваемых данных (т.к. одна из сторон считает, что это «очевидно»), что влечет за собой ошибки, а впоследствии большую массу сложностей, особенно если ошибка, неточность или некорректность допущена на старте проекта.
5. Команда проекта не является постоянной командой компании. Сотрудники, привлекаемые к проведению сенсуса территории, это чаще всего временный персонал, набранный непосредственно на территории проведения сенсуса. Особенности местных коммуникаций, напряженность по отношению к неизвестному заказчику, сложность и непонимание назначения тех или иных форм отчетности накладывают отпечаток на процесс управления проектом и сложности построения и удержания эффективных коммуникаций. Важно привлекать в проект помощников руководителей, которые хорошо знакомы с особенностями местного менталитета и могут проконсультировать непосредственного руководителя проекта о тех потенциальных сложностях, которые могут возникнуть в регионе при реализации проекта.
Несмотря на все сложности, проекты проведения сенсуса территории могут быть успешно проведены при соблюдении классических требований к реализации проекта со стороны проверенных управленческих методик и достаточного опыта руководителя, способного предусмотреть нетривиальные отклонения и риски, учесть региональную и отраслевую специфику проекта и провести необходимые действия упреждающего характера.
