21.07.2017
В процессе функционирования коммерческого предприятия эффективность работы отдела закупок сложно недооценить. Именно поэтому для улучшения качества системы закупок необходимо периодически проводить ее аудит. Его сущность заключается в проверке правильности реализации закупок у поставщиков установленным правилам и требованиям законодательства.
Комплексный аудит
Аудит закупок требует комплексного подхода, является довольно сложной задачей, требующей профессионализма, узкой специализации аудитора и ресурсоемкости. Для того, чтобы реализовать этот процесс, специалист по аудиту должен, прежде всего, досконально изучить особенности работы отдела в данной компании, учесть специфику ее деятельности и проанализировать общую систему взаимодействия разных отделов на предприятии. Таким образом, в ходе аудита анализируются не только сами закупки, но и все связанные с ними процессы в данной фирме.
Результатом проведения комплексного аудита является предотвращение откатов, выявление уже совершенных откатов, составление аудиторского заключения, в котором содержится вся информация о недостатках работы системы закупок на предприятии. Кроме того, специалисты указывают в заключении рекомендации по совершенствованию системы закупок и предотвращению откатов.
Особенности аудита закупок
Реализация закупочной деятельности предприятия регламентируется «Положением о закупке», содержащим ряд требований к данному виду деятельности фирмы. Здесь прописаны все правила ведения деятельности, начиная от необходимой информации, которая должна указываться на официальном сайте компании и заканчивая планированием и проведением закупок в электронном виде. Данное положение чаще всего специалисты фирмы разрабатывают сами на основе типовых документов. Это может привести к возникновению ошибок и последующей неэффективности системы. Поэтому, для снижения риска важно периодически проводить анализ деятельности отдела путем обращения к профессиональным аудиторам.
Чаще всего аудит закупок целесообразно проводить в комплексе, глобально. Однако в некоторых случаях можно осуществлять оценку и анализ отдельных аспектов работы системы. В процессе реализации аудиторской деятельности в данной сфере осуществляется анализ документации, которая служит регулирующей в области закупочной деятельности предприятия. При необходимости специалист вносит в них корректировки. Сюда входят прежде всего такие документы, как Стандарт закупок, типовые документы, положения, регламенты. При обращении к профессионалам руководитель организации получает полный отчет о возможных откатах отдела закупок и грамотную консультацию о методах улучшения работы системы.
